Ben jij een ondernemer? Dan zal je jouw administratie goed moeten bewaren en bijhouden! Deze verplichting wordt ook wel de bewaarplicht administratie genoemd. Het bewaren van je administratieve gegevens is van groot belang, niet alleen voor het voldoen aan wettelijke bewaartermijnen, maar ook voor het beheren van je bedrijfsfinanciën en het naleven van eventuele belastingverplichtingen. Zo heb je fiscale bewaarplicht maar ook sommige kortere bewaartermijnen. Het is dus belangrijk om goede administratie te voeren zodat je makkelijk bij bepaalde gegevens kan komen. In dit artikel gaan we dieper in op de bewaarplicht administratie, inclusief de vereisten voor het bewaren van administratie en de bewaartermijn van verschillende documenten.

Wat omvat de bewaarplicht administratie?

De wettelijke bewaarplicht administratie heeft betrekking op alle documenten die relevant zijn voor je bedrijfsvoering en financiën. Dit omvat onder andere:

1. Inkomende en uitgaande facturen
2. Bonnetjes en kasadministratie
3. Bankafschriften en rekeningoverzichten
4. Loonadministratie en salarisstroken
5. Overeenkomsten en contracten
6. Jaarrekeningen en financiële rapporten
7. Correspondentie met de Belastingdienst en andere relevante instanties

Vereisten voor het bewaren van administratie

Bij het bewaren van je administratie is het belangrijk om rekening te houden met enkele vereisten om te voldoen aan de bewaarplicht. Hier zijn enkele belangrijke punten om in gedachten te houden:

1. Integriteit en leesbaarheid: De bewaarde documenten moeten in goede staat verkeren en leesbaar zijn gedurende de gehele bewaartermijn. Zorg ervoor dat je documenten veilig worden bewaard om schade, zoals waterschade of onbedoelde wijzigingen, te voorkomen.
2. Bewaarlocatie: Je kunt ervoor kiezen om je administratie fysiek of digitaal te bewaren. In beide gevallen moet je ervoor zorgen dat de bewaarlocatie veilig en toegankelijk is. Fysieke documenten moeten bijvoorbeeld worden beschermd tegen brand en diefstal, terwijl digitale bestanden moeten worden opgeslagen op beveiligde servers of in de cloud.
3. Toegankelijkheid: Zorg ervoor dat je administratie gedurende de bewaartermijn toegankelijk is voor controle door de Belastingdienst of andere bevoegde instanties. Houd rekening met eventuele veranderingen in technologie en zorg ervoor dat je de benodigde software en apparatuur hebt om de bewaarde gegevens te openen en te lezen.

Bewaartermijn van administratieve gegevens

De bewaartermijn van administratieve gegevens kan variëren, afhankelijk van het soort document en de wettelijke vereisten. Hier zijn enkele richtlijnen met betrekking tot de bewaartermijn van veelvoorkomende administratieve gegevens:

1. Inkomende en uitgaande facturen: Deze dienen zeven jaar te worden bewaard. Tegenwoordig zijn er veel online boekhoudprogramma’s, hiermee krijg je makkelijk een volledige weergave van de mutaties. Toch maken de meeste ondernemers gebruik van een boekhouder of een adviesbureau omdat de administratie belangrijk is.
2. Bonnetjes en kasadministratie: Deze dienen zeven jaar te worden bewaard, tenzij ze betrekking hebben op onroerende zaken, zoals gebouwen of land. In dat geval dienen ze tien jaar te worden bewaard.
3. Bankafschriften en rekeningoverzichten: Deze dienen zeven jaar te worden bewaard.
4. Loonadministratie en salarisstroken: Deze dienen zeven jaar te worden bewaard.
5. Overeenkomsten en contracten: Deze dienen zeven jaar na het einde van de overeenkomst te worden bewaard.
6. Jaarrekeningen en financiële rapporten: Zorg dat je voldoet aan de fiscale bewaarplicht, zorg dat deze administratie minimaal tien jaar bewaard blijft.
7. Correspondentie met de Belastingdienst en andere relevante instanties: Deze dienen zeven jaar te worden bewaard.

Het is belangrijk om op te merken dat deze richtlijnen algemeen zijn en kunnen variëren per rechtsgebied of specifieke situatie. Raadpleeg altijd de lokale wetgeving of raadpleeg een fiscaal adviseur om te zorgen dat je voldoet aan de juiste bewaartermijnen. Voor alle vragen kan je altijd met ons bellen!

Conclusie

Het naleven van de bewaarplicht administratie is essentieel voor ondernemers om te voldoen aan wettelijke vereisten en een gezonde bedrijfsvoering te waarborgen. Door te zorgen voor een goede bewaring van je administratieve gegevens en te voldoen aan de juiste bewaartermijnen, minimaliseer je risico’s en ben je voorbereid op eventuele audits of controles door bevoegde instanties. Zorg ervoor dat je op de hoogte blijft van de geldende wet- en regelgeving met betrekking tot de bewaarplicht administratie om ervoor te zorgen dat je altijd aan de juiste vereisten voldoet. Particuliere administratie of administratie voor ondernemers, het blijft een hoop werk. Nu de administratie digitaal geregeld wordt is het soms nog lastiger bij te houden. Schakel daarom nu onze hulp en adviezen in voor jouw administratie en fiscale bewaartermijn.