Het is misschien niet jouw favoriete onderdeel, maar als ondernemer is het belangrijk om je administratie op orde te houden. Dit is niet alleen handig voor het beheren van je financiën, maar ook om aan eventuele wettelijke eisen te voldoen. Zo geldt er bijvoorbeeld een fiscale bewaarplicht voor bepaalde documenten met een wettelijke bewaartermijn.

Waarom is het belangrijk om je administratie 7 jaar te bewaren?

De wet bepaalt dat ondernemers hun administratie minimaal 7 jaar moeten bewaren. Er geldt een wettelijke bewaarplicht voor zowel fysieke documenten als digitale gegevens en digitale bestanden. De reden hiervoor is dat de belastingdienst altijd het recht heeft om de financiële administratie van een ondernemer te inspecteren. Als je je administratie niet (goed) bewaart, kan dit leiden tot boetes en andere sancties. Digitale boekhouding is vaak de beste manier van administratie bijhouden. Door de boekhouding digitaal te verwerken worden de minste fouten gemaakt met de algemene bewaartermijnen.

Moet je alle zakelijke administratie 7 jaar bewaren?

Er zijn een aantal documenten die je minimaal 7 jaar moet bewaren. Dit zijn onder andere:

• Facturen en bonnen: alle facturen en bonnen die je ontvangt of verstuurt, moeten minimaal 7 jaar bewaard worden. Dit geldt ook voor digitale facturen en bonnen.
• Bankafschriften en -overzichten: De bewaartermijn voor bankafschriften en -overzichten moet je ook minimaal 7 jaar bewaren. Dit geldt ook voor digitale afschriften en overzichten.
• Belastingaangiften: alle belastingaangiften die je indient, moet je minimaal 7 jaar bewaren. Dit geldt ook voor digitale aangiften.
• Jaarstukken: ook jaarstukken, zoals jaarrekeningen en -verslagen, moet je minimaal 7 jaar bewaren. Dit geldt ook voor digitale stukken.
• Personeelsdossiers: als je personeel hebt, moet je de personeelsdossiers minimaal 7 jaar bewaren. Dit geldt ook voor digitale dossiers.

Hoe bewaar je je administratie op een efficiënte manier?

Er zijn verschillende manieren om je zakelijke administratie goed te bewaren. Zo kun je bijvoorbeeld gebruikmaken van een digitale administratie en online boekhouding, waarbij je alle documenten scant en opslaat in een cloud omgeving. Online boekhouding heeft als voordeel dat je altijd en overal toegang hebt tot je administratie, en dat je geen fysieke opslagruimte nodig hebt voor belangrijke papieren documenten.

Een andere optie is om je administratie gemakkelijk te bewaren in een archiefkast of in mapjes. Dit is handig als je bijvoorbeeld nog steeds papieren facturen en bonnen ontvangt, of als je de voorkeur geeft aan het bewaren van fysieke documenten. Let wel op dat je de mapjes of archiefkast op een droge en stofvrije plek bewaart, zodat de documenten niet beschadigen.

Een andere manier om je administratie efficiënt te bewaren, is door gebruik te maken van een administratieprogramma en online boekhouding. Hiermee kun je alle documenten en gegevens digitaal opslaan en beheren, en houd je gemakkelijk overzicht over je financiën en administratie van eerdere jaren. Denk ook aan een digitale agenda waarop gegevens van alle afspraken terug te vinden zijn en zo bepaalde gegevens kan terughalen. Een digitale versie werkt vaak beter dan gegevens op papier bewaren. Met een digitale versie heb je vaak beter overzicht en een volledige weergave. Als een instantie de fiscale documenten komt controleren moet u de desbetreffende documenten kunnen laten zien. Ook heb je dan alle financiële documenten bij een dergelijke controle dan snel bij de hand.

In alle gevallen is het wel belangrijk om goed te documenteren welke documenten je bewaart, en waar ze zich bevinden. Zo weet je zeker dat je aan de bewaarplicht voldoet en kun je gemakkelijk de juiste documenten terugvinden als je ze nodig hebt. Zorg ervoor dat je de factuur na ontvangst goed bewaart. Ook is het fijner om een factuur digitaal te ontvangen dan een papieren factuur.

Belang van een boekhouder

De meeste ondernemers kiezen ervoor een boekhouder in de hand te nemen. Een boekhouder kan je helpen om je administratie netjes te houden en aan de fiscale bewaarplicht te voldoen. Een boekhouder heeft kennis van de wet- en regelgeving en weet precies welke documenten je minimaal 7 jaar moet bewaren. Zo kun je er zeker van zijn dat je aan de bewaarplicht van administratie voldoet en voorkom je boetes en andere sancties. Een belangrijk onderdeel is dat een boekhouder je ook helpen om je zakelijke administratie efficiënt te bewaren voor een aantal jaren, bijvoorbeeld door gebruik te maken van een digitale administratie of een administratieprogramma. Zo hoef je je geen zorgen te maken over het bewaren van fysieke documenten en heb je altijd gemakkelijk toegang tot je administratie. Wil je nu nog extra informatie over wat een boekhouder voor jou kan betekenen? Neem contact met ons op voor al jouw vragen!

Samenvattend

Het is belangrijk om je administratie met een bewaartermijn van 7 jaar goed te bewaren, om aan de wettelijke eisen te voldoen en om eventuele inspecties van de belastingdienst te kunnen doorstaan. Er zijn verschillende manieren om de boekhouding slim aan te pakken en je administratie efficiënt te bewaren, zoals het gebruikmaken van een digitale administratie, een archiefkast of mapjes, of een administratieprogramma. Zoek een manier die het beste bij je onderneming past en zorg ervoor dat je alle belangrijke documenten goed bewaart voor de bepaalde tijd.